Datenschutz | Betroffeneninformationen Beschäftigte, Art. 15, 16 und 23 KDG

Im Folgenden informieren wir Sie über unsere Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nachdem KDG zustehenden Rechte gegenüber uns.

I. Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen des Gesetzes über den kirchlichen Datenschutz (KDG), der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes NEU (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze zur Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wir erheben grundsätzlich nur die Daten, die gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder zum Vertragsabschluss erforderlich sind. Bei Einstellung bitten wir Sie, einen Personalfragebogen auszufüllen. Die im Personalfragebogen enthaltenen Fragen sind zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gemäß § 53 KDG erforderlich. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen. Lediglich die als freiwillig beziehungsweise als optional gekennzeichneten Felder müssen nicht ausgefüllt werden. Es sind keine negativen Konsequenzen mit der Nichtbereitstellung freiwilliger personenbezogener Daten verbunden. Allerdings kann die Nichtbereitstellung im Einzelfall zum Beispiel die Kommunikation mit Ihnen erschweren bzw. verzögern.

Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung und zur Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gem. § 6 Abs. 1 lit. c KDG i.V.m. § 53 KDG zum Zweck der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses.

Die zur Vertragserfüllung erforderlichen Daten werden vernichtet beziehungsweise gelöscht, sobald sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind oder das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde.

Datenverarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gem. § 6 Abs. 1 lit. d KDG um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen zu können. Rechtliche Verpflichtungen ergeben sich z.B. aus gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht. Mit Entfallen der rechtlichen Verpflichtung werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.

Profiling

Wir nutzen Ihre Daten nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling.

Datenempfänger

Ihre personenbezogenen Daten können von uns an Dritte (z. B. an Kreditinstitute zur Zahlungsabwicklung, Postdienste für die Briefzustellung, Steuerberater zur Ermittlung der Lohn- / Gehaltszahlungen oder Öffentliche Stellen und Institutionen wie etwa Finanzbehörden und Sozialversicherungsträger) übermittelt werden, sofern eine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung besteht. Zudem können wir Ihre Daten im Rahmen weisungsgebundenen Auftragsverarbeitungen an externe Dienstleister weitergeben (z.B. IT-Dienstleister u.a. für Fernwartungen und Support, Hosting-Anbieter).

In Einzelfällen können gesetzliche Verpflichtungen zur Übermittlung von Daten in Länder außerhalb der EU oder des EWR (wie etwa die Schweiz) vorliegen, die jedoch nicht allgemein, sondern nur im konkreten Einzelfall entstehen können.

Datenquellen und Datenkategorien

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Beschäftigungskontext u.a. für Zwecke der Erfüllung des Arbeitsvertrags einschließlich der Erfüllung von durch Rechtsvorschriften festgelegten Pflichten, des Managements, der Planung und der Organisation der Arbeit, der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sowie für Zwecke der Inanspruchnahme der mit der Beschäftigung zusammenhängenden individuellen oder kollektiven Rechte und Leistungen benötigen. Soweit für die Erbringung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich, verarbeiten wir zudem personenbezogene Daten, die wir von Unternehmen, öffentliche Stellen und Institutionen zulässigerweise erhalten haben.

Wir verarbeiten Ihre Stammdaten, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dies sind regelmäßig Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Bankverbindung und Staatsangehörigkeit.

Darüber hinaus verarbeiten wir Angaben zu Ihrer Beschäftigung bei uns sowie zu Ihrer Qualifikation und Ihrem bisherigen Werdegang. Hierzu gehören zum Beispiel Informationen zum höchsten Schulabschluss beziehungsweise zur höchsten Berufsausbildung und die Informationen, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens überlassen haben. Daten über aktuelle Nebenbeschäftigungen sind für uns relevant, um die Vereinbarkeit mit Ihrer Beschäftigung prüfen zu können.

Wir erheben auch steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevante Daten. Hierzu gehören unter anderem Ihre Steuerklasse, Steueridentifikationsnummer, etwaige Kinderfreibeträge, Familienstand und Angaben zur Konfession. Diese und weitere gesetzlich im Einkommenssteuergesetz geregelte Daten erheben wir gegebenenfalls auch direkt bei der zuständigen Finanzverwaltung.

Wir erheben auch Angaben zu steuerpflichtigen Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr, damit die steuerliche Berechnung entsprechend angepasst werden kann. Wir erheben zudem Informationen zu Ihrer Krankenversicherung und gegebenenfalls zu weiteren beschäftigungsrelevanten Zusatzversicherungen um etwaigen Zahlungsverpflichtungen und Meldepflichten nachkommen zu können.

Im Rahmen der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge fragen wir nach Ihrer Elterneigenschaft. Wir benötigen diese Information um festzustellen, ob ein gesetzlich normierter Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung zu entrichten ist. Gegebenenfalls bitten wir Sie, die bestehende Elterneigenschaft durch entsprechende Dokumente nachzuweisen. In diesem Fall nehmen wir lediglich einen Vermerk über die Prüfung der Elterneigenschaft in Ihre Personalakte auf und geben die Unterlagen zurück beziehungsweise vernichten diese.

Soweit Sie mit der Betreuung, Beaufsichtigung, Erziehung oder Ausbildung von Kindern und Jugendlichen betraut sind oder im Bereich der Sozialhilfe tätig sind, fordern wir Sie gemäß den gesetzlichen Bestimmungen der Sozialgesetzbücher acht und zwölf vor der Einstellung auf, ein erweitertes Führungszeugnis vorzulegen.

Sofern Sie im Zeitpunkt der Einstellung noch nicht volljährig sind, bitten wir Sie gegebenenfalls um die Vorlage einer ärztlichen Erstuntersuchungsbescheinigung. Hierzu sind wir über das Jugendarbeitsschutzgesetz gesetzlich verpflichtet. In bestimmten Fällen bitten wir Sie um Vorlage einer Arbeitserlaubnis beziehungsweise einer Aufenthaltsgenehmigung. Dies erfolgt nur, sofern diese für die Prüfung der Rechtmäßigkeit Ihrer Beschäftigung erforderlich ist.

Wir fragen Sie nach der Einstellung zudem, ob eine Schwerbehinderung vorliegt. Diese Frage erfolgt, um Ihre entsprechenden Rechte nach dem Sozialgesetzbuch IX wahren zu können sowie um eine etwaige Ausgleichsabgabe i.S.d. Sozialgesetzbuch IX zu berechnen. Sie müssen diese Frage erst nach sechs Monaten Beschäftigungszeit beantworten. Vorher ist die Beantwortung freiwillig. 

Sofern wir Sie im Rahmen des Einstellungsverfahrens um Fotos bitten, erfolgt dies auf Grundlage einer gesonderten Einwilligungserklärung, deren Abgabe freiwillig ist und die Sie jederzeit widerrufen können.

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erheben und verarbeiten wir weitere personenbezogene Daten, unter anderem über Krankheitszeiten, Abwesenheiten (Urlaub, Sonderurlaub, etc.) oder Arbeitszeiten. Auch hier gilt der Grundsatz, dass diese Datenerhebungen und -verarbeitungen nur erfolgen, sofern sie zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach § 53 KDG erforderlich oder durch andere Rechtsvorschriften legitimiert sind.

Wir führen eine Personalakte, in der wir alle zentralen Informationen, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, speichern. Wenn Sie die Inhalte Ihrer Personalakte einsehen möchten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.

II. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in § 19 KDG genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in § 20 KDG genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des § 22 KDG das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie haben zudem nach § 24 KDG das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Verantwortlicher für die Datenerhebung und Verarbeitung

Für die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte, wenden Sie sich bitte an den für die Verarbeitung Verantwortliche:

Kongregation der Barmherzigen Schwestern vom heiligen Kreuz von Ingenbohl in Hegne, Provinz Baden-Württemberg, Körperschaft öffentlichen Rechts, vertreten durch Schwester Maria Paola Zinniel, Konradistraße 12 in 78476 Allensbach-Hegne, Telefon: +49 (0)7533.807 -0

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter obiger Adresse oder unter
datenschutz@kloster-hegne.de.

Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsicht, § 48 KDG

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei der Datenschutzaufsicht in dem Sie sich aufhalten, oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden. Beschwerden richten Sie an den Gemeinsamen Datenschutzbeauftragten DOK SÜD Herrn Jupp Joachimski, Vorsitzender Richter am Obersten Landgericht a.D, Wittelsbacherring 9, 53115 Bonn,
E-Mail: joachimski@orden.de